Mailings erstellen und selbst frankieren

Word ist ein Programm, das fast jeder nutzt, selten aber bis ins Detail kennt. Spannend wird es deshalb gern dann, wenn plötzlich Spezialaufträge anstehen wie z.B. der Versand der Weihnachtspost. Und dann soll alles am liebsten sofort fertig sein.

Wir sehen uns hier deshalb an, wie das Dokument passend eingerichtet wird, wie man Adressdaten einbindet und wahlweise auf Umschläge oder Etiketten druckt. Dazu wie man dann auch noch gleich richtig frankieren kann, damit sich keiner extra wegen einer Briefmarke an die Schalterschlange stellen muss.

Alle Screenshots wurden aus der Version Word 2016 angefertigt, funktionieren aber seit Word 2010 sehr ähnlich. Wenn Sie die Beispieldateien herunterladen wollen, können Sie das tun unter

www.kurzundknackig.online

Viel Spaß dann bei der entspannten Bearbeitung des nächsten Versandstapels!

Wahrscheinlich ist das der häufigste Versandfall. Die bei Spezialanbietern gekauften Karten sind professionell gestaltet, für den Durchgang durch Laser- und Tintenstrahldrucker geeignet und dabei noch preiswerter als die Exemplare aus dem Einzelhandel, die eher für händische Beschriftung gedacht sind. Hakelig kann dann nur eventuell sein, das jeweilige Format in Word auch so einzustellen, dass das Ergebnis wunschgemäß ausfällt.

Für alle professionellen Arbeiten in Word sollten Sie sich zunächst angewöhnen sich die nicht druckbaren Zeichen anzeigen zu lassen.

Danach sehen Sie in Ihrem Dokument mindestens eine Art umgedrehtes P, das Alineazeichen, und vielleicht noch diverse weitere. Falls Nutzer noch nicht daran gewöhnt sind, kann der Anblick anfangs irritieren. In der Tat sind diese Zeichen aber die einzige Möglichkeit zu überblicken, was man selbst oder jemand anders vorher in dieser Datei gemacht hat. Sonst stochert man beim Prüfen und Ändern immer nur im Nebel herum. Wir werden neben dem Alineazeichen noch weitere kennenlernen. Sollten Sie vielleicht einmal die äußere Schönheit eines Schriftstücks abschließend beurteilen wollen, können Sie die Zeichen jederzeit kurz ausblenden. Aber haben Sie sich nach ca. einem Tag der Verwendung erst einmal an sie gewöhnt, werden Sie sie nicht mehr missen wollen.

Eine weitere Einstellung ist besonders dann nützlich, wenn bei einem neu eingerichteten Schriftstück der Raum für den Text abgeschätzt werden muss. Gehen Sie dazu über den Reiter Datei in den Backstagebereich und wählen sie den untersten Eintrag Optionen. Lassen Sie sich dann über Erweitert im Bereich Dokumentinhalt anzeigen die Schnittmarken anzeigen.

Der nächste für diese Aufgabe nützliche Schritt ist dann wieder im Hauptfenster das Einblenden des Lineals, damit wir jederzeit wissen, wo auf dem Blatt Papier der jeweilige Inhalt gerade landen würde. Das geht über die Registerkarte Ansicht.

Jetzt können wir uns daran machen, das Blatt auf die Kartengröße zu bringen und den Schreibbereich einzurichten. Grundsätzlich gibt es dazu verschiedene Möglichkeiten. Die von mir bevorzugte ist es, gleich das Dokument passend einzurichten, dann brauche ich mich später nicht mit den Einschränkungen verschiedener Alternativlösungen herumzuschlagen.

Dazu gehe ich also in die Registerkarte Layout und wähle Format im Bereich Seite einrichten aus.

Es wird eine Auswahl eingeblendet, in der leider z.B. das in Deutschland gängige Kartenformat 12 x 19 cm nicht enthalten ist. Wir müssen es uns also selber einrichten. Dazu klicken wir in den untersten Eintrag der Auswahl Weitere Papierformate… und landen damit einem Dialogfenster, das die erforderlichen Angaben entgegennimmt. Für unser Beispiel gehen wir davon aus, dass die Karte nicht wie ein Buch, sondern wie eine Tischkarte gefaltet wird. Wir müssen also festlegen, dass das Papier 24 cm hoch (aufgeklappte Kartengröße) und 19 cm breit ist.

Der obere Teil der Karte wird aber normalerweise nicht bedruckt werden. Dafür sorgen wir, indem der obere Rand über die Registerkarte Seitenränder entsprechend angepasst wird. Wir gehen davon aus, dass der zu beschriftende Bereich überall 2 cm Rand lassen soll und legen deshalb für oben 12 + 2 = 14 cm Rand fest. In der Grafik im unteren Teil lässt sich jeweils grob nachprüfen, ob Word bis zum jeweiligen Stand das tut, was gewünscht wird. Gegebenenfalls müssen Sie erst in ein anderes Feld klicken, damit Ihre Änderungen von eben in der Vorschau dargestellt werden.

Damit könnte die Einrichtung schon fertig sein. Aber eine Kleinigkeit macht die Arbeit vielleicht noch angenehmer – besonders dann, wenn Ihre Texte nicht absolut gleichmäßig lang sind und Sie mal mehr, mal weniger Platz auf der Karte brauchen. In dem Fall empfiehlt sich eine Einstellung auf der Registerkarte Layout. Ein Mausklick sorgt dafür, dass der Text nicht wie gewohnt oben auf dem Blatt anfängt, sondern sich von der Mitte her nach oben und unten ausbreitet.

Danach sollte Ihr Dokument äußerlich schon einmal gut aussehen. Wenn Sie die Darstellung noch nicht übersichtlich genug finden, gibt es unten rechts im Word-Fenster den Schieberegler, mit dem Sie die Darstellung nahezu beliebig zoomen können.

Ihr Dokument sollte jetzt nach dem Eintippen von etwas Spieltext also etwa so aussehen:

Die grauen Ecken sind die sogenannten Schnittmarken. Sie geben jeweils an, welche Bereiche normalerweise freigelassen werden. Falls Ihnen die Ränder noch nicht passend erscheinen, können Sie sie auch mit der Maus im Lineal verschieben. Am oberen Rand kann das etwas fummelig sein, weil man leicht versehentlich die Einzüge verschiebt. Achten Sie unbedingt auf die Darstellung des Mauszeigers: wenn ein doppelter Pfeil angezeigt wird, sind Sie auf dem richtigen Weg. Drücken Sie dann die linke Maustaste und schieben Sie den Rand nach Wunsch. Achten Sie aber darauf, dass die Einzugssymbole weiterhin sanduhrartig übereinander stehen.

Wenn diese 3 Symbole, die jeweils die Einzüge des aktuellen Absatzes steuern, aber doch einmal verrutschen, schieben Sie sie einfach wieder zurück – normalerweise sollten sie genau über der Trennung zwischen dem grauen (leer bleibenden) und weißen Teil des Lineals stehen.

Sie können jetzt eine passende Schriftart, - farbe und -größe aussuchen und den Text schreiben. Wir sehen uns dann bei den Umschlägen wieder.

Manchmal möchten Sie Ihre Karten vielleicht selbst gestalten oder mit speziellen Elementen wie Ihrem Firmenlogo versehen. Für diesen Zweck sehen wir uns jetzt noch die Verwendung von Grafik und Textfeldern an – der Teil zum Einrichten des Kartenformats bleibt natürlich wie eben beschrieben.

Vielfach scheint es Nutzern als wäre es nicht möglich, Grafiken in Word frei zu positionieren. In der Tat ist es aber nur eine Kleinigkeit, die sie vom Erfolg trennt: nämlich die Textflusseinstellung. Word fügt standardmäßig jede Grafik so ein, als wäre sie ein Buchstabe. Wenn ich jetzt also über Einfügen / Bilder eine Grafik in den Text bringe, wird die Zeile entsprechend höher gezogen.

Jetzt braucht es nur das kleine Symbol, das oben rechts neben der Grafik angezeigt wird, um das zu ändern. Von den diversen Optionen sind in erster Linie die drei aus der mittleren Zeile empfehlenswert. „Quadrat“ meint eigentlich ein Rechteck, nämlich das Rechteck, als das die meisten Bilder eigentlich gespeichert sind. „Eng“ und „Transparent“ unterscheiden sich häufig nicht – hier wird der Text eng an den sichtbaren Teil der Grafik angeschmiegt.

Die anderen Textflussmöglichkeiten können für spezielle Zwecke ebenfalls sehr nützlich sein, führen aber gelegentlich zu Verwirrung. Vermeiden Sie sie also, wenn es möglich ist.

Aber egal wie Sie den Textfluss jetzt eingerichtet haben: Sie können die Grafik nicht nur an den Ecken größer und kleiner ziehen, Sie können sie auch mit der Maus an beliebige Stellen im Text schieben.

Standardmäßig wird Ihre Grafik mit dem Text verschoben, genauer: mit dem Absatz, dem sie hinzugefügt wurde. Sofern das für Ihre Zwecke nicht passt, können Sie die Grafik auch an eine bestimmte Stelle im Dokument fixieren, unabhängig von der Menge des Textes um sie herum.

Und schließlich können Sie die Grafik an dem runden Pfeilsymbol über ihr auch drehen.

Wenn Sie jetzt weitere Bilder hinzufügen, werden diese immer in einer Ebene darüber gestapelt. Deutlich wird das, wenn man die Bilder überlappen lässt.

Sofern das nicht gewünscht ist, lässt sich die Reihenfolge der Grafiken jederzeit über das Menüband ändern. Klicken Sie dazu eine der Grafiken an, damit das Menüband überhaupt erst einmal angezeigt wird. Eventuell müssen Sie es mit Klick auf seinen Titel noch nach vorn holen. Wählen Sie dann aus, ob die gerade aktivierte Grafik nach vorn oder nach hinten verschoben werden soll.

Und falls sie vielleicht noch dafür sorgen wollen, dass die Grafiken fest mit einander verbunden werden und ihre Positionierung auch beim Verschieben bleibt wie sie ist, können Sie sie gruppieren.

Klicken Sie dazu das erste zu gruppierende Bild an, halten Sie die Shift- (Hochstell-)taste gedrückt und klicken Sie alle weiteren zusammenzufassenden Bilder an.