Erfolgreich digitale Veranstaltungen planen

Kein Weg zurück

Mit der Durchführung von Online-Veranstaltungen werden immense Fahrtkosten eingespart. Hinzu kommt die Einsparung der Reisezeit für alle Beteiligten. Diese Zeit- und Kostenersparnis gegenüber Präsenzveranstaltungen wurde in der Planung vor der Pandemie häufig ignoriert. Doch dieser Punkt wird sich nicht mehr ohne Weiteres umkehren, sodass analoge Veranstaltungen nicht mehr wie bisher das selbstverständlich gewählte Format darstellen. Eine Rückkehr zum Status Quo wird es in dem Bereich nicht mehr geben.

Reichweite nutzen

Spannende Veranstaltungen werden zukünftig eine höhere Reichweite haben, da sich der Markt vergrößert hat. In diesem Fall können unkompliziert mehr Interessierte an einer Veranstaltung teilnehmen, da es keine räumlichen Beschränkungen oder lange Anfahrtswege gibt. Nutzen Sie als Veranstalter diesen Vorteil und begeistern Sie noch mehr Menschen.

Datenauswertung beobachten

Der digitale Raum ermöglicht es viel stärker in die Auswertung von Daten zu gehen. Dies betrifft einerseits die Bewerbung von Veranstaltungen. Darüber hinaus kann ebenso das Lernverhalten viel stärker erfasst werden. Wenngleich der Faktor der Datenauswertung in diesem Handbuch nicht weiter thematisiert wird, so sollte er schon jetzt als Ausblick auf zukünftige Entwicklungen mitgedacht werden. Es lohnt sich, diesen Bereich in den nächsten Jahren zu beobachten. Gerade bei der Planung von neuen Fortbildungsreihen ist es geschickt, sich intensiver damit zu befassen.

Seminare

Die klassische Form einer Veranstaltung ist das eintägige Seminar. Dieses Format wird häufig 1:1 in die digitale Welt übertragen. Anstelle einer Präsenzveranstaltung schalten sich die Teilnehmer in einen virtuellen Raum bzw. in eine Videokonferenz ein.

Der häufigste Fehler, den Veranstalter hier machen ist, dass sie versuchen das altbekannte Programm eben 1:1 in die digitale Welt zu übertragen. Das fängt mit der Länge der Veranstaltung an und wird abgerundet durch eine Fülle von Präsentationsfolien und einem nicht enden wollenden Monolog des Referenten.

Die Gestaltung eines guten Online-Formats unterscheidet sich dabei eigentlich nur in wenigen Punkten von dem einer guten analogen Veranstaltung. Die Teilnehmerzahl darf nicht zu groß werden und sollte als Faustregel 15 Personen nicht überschreiten. Danach ist nur noch eine Frontalbeschallung, aber kein Austausch mehr möglich.

Seminare leben in der Regel über eine gesunde Mischung aus Input und häufig auch informellen –Austausch. Der Austausch in den Pausen fällt hierbei erstmal ersatzlos weg und diese Herausforderung muss schon bei der Planung bedacht werden. Dies geschieht im besten Fall methodisch, wie auch in der Zeitplanung einer Online-Veranstaltung. Die erste Regel heißt dabei: Kürzen sie das Seminar um 50 Prozent! Und wenn das nicht geht, dann machen sie eine Fortbildungsreihe aus ihren Inhalten.

Eine zweite Regel für Online-Seminare ist, dass es gerade bei Fachthemen sehr sinnvoll ist neben einem Referenten auch eine Person zu haben, die als Moderator unterstützt, um Fragen zu sammeln oder technische Probleme von Teilnehmern zu lösen und nicht zuletzt die Aufgabe übernimmt, deren Einlass in den virtuellen Raum zu managen. Erst durch die Aufteilung kann sich der Referent um die Inhalte kümmern und muss nicht ständig in den Rollen wechseln.

Faustregeln

• Max. Teilnehmerzahl 15

• Seminarlänge 50%

• Moderator als technische Hilfe

Infoveranstaltungen

Die Durchführung von Infoveranstaltungen ist im Online-Format sehr tückisch, da häufig nur wenig Abwechslung herrscht. Aus diesem Grund lassen sich die Zuschauer sehr schnell ablenken und widmen sich häufig privaten Angelegenheiten. Mit Einsatz kann das Format der Infoveranstaltung in ein modernes Town Hall Meeting überführt werden. Dabei gibt es in der Regel einen kurzen Impuls von 15 Minuten zu einem wichtigen Thema, gefolgt von Fragen aus dem Teilnehmerkreis. Da die Themen vorher kommuniziert werden, werden die Teilnehmer gebeten vorab schon Fragen zu formulieren. Aus den Fragenden werden dann geeignete Personen ausgesucht die bereit sind die Frage während des Town Hall Meetings vorzutragen. Auf diese Weise entsteht eine Abwechslung in der Sprache und bei den handelnden Personen, so dass die Veranstaltung aufgelockert ist.

Besonders eignet sich das Format im Bereich der Mitarbeiterführung, sofern eine gewisse Anzahl von Mitarbeitern vorhanden ist.

Fortbildungen

Der Begriff der Fortbildung wird unterschiedlich verwendet. In diesem Fall sind damit vor allem Kurse gemeint, die über einen halben Tag hinausgehen. In der analogen Welt finden hier häufig zweitägige Veranstaltungen statt, manchmal ganze Fortbildungswochen oder auch über einen längeren Zeitraum verteilte Präsenzveranstaltungen.

In der digitalen Welt, insbesondere wenn Kontakt- und Reisegebote gelten, versuchen Veranstalter diese Form derweil eben wie die Seminare 1:1 ins Digitale zu übertragen. Dass dies nicht funktioniert, ist unter Bildungsforschern schon lange bekannt. Dennoch sieht man in der Corona-Pandemie bei Betrachtung der Schulen sehr häufig, dass bei vielen Lehrenden hier noch eine Blockade vorhanden ist. Die Bereitschaft grundlegende Veränderungen herbeizuführen setzt sich nur schleppend durch, da es mit einem größeren Aufwand verbunden ist.

Im Bereich der digitalen Fortbildungen hilft häufig ein Blick in Länder, in denen Fernunterricht schon sehr lange ein bewährtes Unterrichtsmittel ist. Von diesen kann man sehr viel lernen. Gleiches gilt für Unternehmen mit mehreren Standorten, die schon länger auf Blended-Learning-Konzepte setzen und in diesem Bereich seit einigen Jahren gute Erfahrungen machen.

Die große Herausforderung bei Fortbildungen ist, dass eine gemeinsame Lernkurve und gemeinsame Erkenntnisse in einem geschlossenen Raum in einem kurzen Zeitraum, wie zum Beispiel einer Woche, nicht mehr möglich sind. Dahingehend ist ein rein digitaler Lernraum in einem gleichen Zeitraum nicht zufriedenstellend umsetzbar. Es fehlt auch hier die Möglichkeit sich in den Pausen auszutauschen und wenn am Abend alle wieder getrennte Wege gehen ist manch gruppendynamischer Prozess hinfällig.

Bei Betrachtung dieser Umstände müssen Fortbildungs- und Seminarreihen komplett anders gestaltet werden. Im besten Fall bestehen sie aus einer Mischung von Präsenzveranstaltungen und digitalem Teil. Gerade die Ausgestaltung des digitalen Teils bedeutet ein sehr ausgeklügeltes Konzept mit abwechselnden Lerntechniken, um das Lernverhalten der Teilnehmer zu berücksichtigen. Dabei spielen verschiedene Methoden, Aufgaben, Projektabschnitte, Vorträge, wie auch ein Teil der persönlichen Begleitung je nach Thema eine Rolle. Bei der Ausgestaltung solcher Formate ist es häufig hilfreich sich in diesem Bereich externe Unterstützung zu holen. Diese Unterstützung kann sowohl bei der Entwicklung neuer Lernkonzepte helfen als auch die Ausgestaltung oder Durchführung einzelner Teilmodule beinhalten.

Faustregeln

• Hausarbeiten sollten sich immer auf die Arbeitswelt der Teilnehmer beziehen und einen unmittelbaren Nutzen für diese schaffen.

• Lerninhalte müssen sehr klein gestückelt werden, damit die Teilnehmer diese behalten können. Die Ablenkung beim digitalen Lernen ist sehr groß und deshalb ist der Fokus auf die Kernthemen wichtiger als ein allumfassender Überblick.

• Virtuelle Treffen müssen vor allem auch als Austauschtreffen für Rückfragen gesehen werden.

Kongresse

Für den einen gehören Kongresse zum täglichen Brot, für die anderen sind es Veranstaltungsformate, die gerne gemieden werden. Zu den bekanntesten Formaten gehören hier Fachkongresse mit vielen Vorträgen und einem Ausstellerraum. Ebenso gehören in diesen Bereich Veranstaltungsformate wie Jobmessen dazu.

Für die Kongressveranstalter ist der Wegfall ein großes finanzielles Problem, da Stand-, Sponsoren- und Teilnehmergebühren wegfallen und damit ihre Existenz bedroht ist. Eine Reihe von Kongressveranstaltern reagiert sehr kreativ und versucht digitale Ableger zu organisieren. Die Durchführung gelingt derzeit insofern, dass durch den Wegfall von Raummieten für Veranstalter und den Wegfall für den Personal- und Standkosten auf Seiten der teilnehmenden Organisationen ein Großteil der Kosten wegfällt. Dieses Geld wird genutzt, um sich mit einem Bruchteil des Geldes in die digitalen Kongresse einzukaufen.

Obacht an dieser Stelle, denn es ist ungewiss, ob sich diese Formate zu einem Erfolgskonzept unter dem Dach der bisherigen Organisatoren weiterentwickeln wird. Denn viele Unternehmen entdecken jetzt die Möglichkeit mit diesem Bruchteil des vorher verwendeten Messebudgets eigene Veranstaltungen durchzuführen. Anstelle eines Messestandes für einen mittelgroßen sechsstelligen Betrag bucht man sich heute ein professionelles Team und organisiert seine eigene Digitalveranstaltung.

Der Vorteil dabei ist für Unternehmen, dass sie das komplette Umfeld mitbestimmen können und am Ende des Tages vollen Zugriff auf die Teilnehmerliste haben. Daneben ist es häufig kostengünstiger und sehr viel effizienter es selbst in die Hand zu nehmen. Dies kann sich im Trägerverbund auch an Stelle von vielen kleineren Veranstaltungen lohnen, wie dies häufig bei Karrieretagen der Fall ist. Statt dem Aufbau und der Logistik rund um einen Messestand, bei dem die Reichweite ungewiss ist, kann hier auch eine größere Veranstaltung dezentral mit ganz anderen Möglichkeiten organisiert werden.

Nehmen wir das Beispiel der Karrieremesse mit Blick auf den Fachkräftemangel in verschiedenen Branchen. Anstelle eines ganzen Tages gibt es ein straffes Programm für alle Interessierten. Dabei werden einige allgemeine Impulse gesetzt, so wie sie auch bei Einführtagen in der Einrichtung gängig sind, aber ebenso von Kleingruppen, die sich zum Beispiel einmal in Berufsgruppen aufteilen und einmal in Einrichtungen. In den Kleingruppen gibt es von erfahrenen Mitarbeitern einen kurzen Impuls und die Möglichkeit, ganz direkt Themen anzusprechen. Der Vorteil ist, dass hier mit wenig Zeitaufwand „echte“ Mitarbeiter zu Wort kommen können, die bei Fachkongressen häufig auf Grund der Dauer nicht mit dabei sein können und in dem Fall von Mitarbeitern aus der Personalabteilung vertreten werden. Daneben ist es für die Teilnehmer an diesem Online-Kongress natürlich dramaturgisch viel spannender einmal mitgenommen zu werden in einen OP-Saal oder in andere Bereiche, die sonst höchstens im Hochglanzprospekt am Karrierestand ausliegen. Zuletzt gilt auch hier: Am Ende haben sie als Veranstalter die Kontaktdaten. Sofern sie es vorher geschickt einfädeln, machen sie direkt Telefontermine für einen Zeitpunkt nach der Veranstaltung aus.

Der große Trick bei Kongressen ist dabei im Übrigen, dass sie online wie auch offline erst dann erfolgreich werden, wenn sie so produziert werden, als wären es Fernsehsendungen. Ergänzt werden kann dies selbstverständlich mit typisch digitalen Möglichkeiten wie Abstimmungen oder den sogenannten Breakout-Räumen, die wir später noch erklären.

Sonderform: Recruiting-Gespräche

Die Rekrutierung von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kennt im digitalen Zeitalter viele Formen. Es sind selbstverständlich Abwandlungen eines Kongressformates denkbar und so kann auch ein fest strukturiertes Online-Dating für Auszubildende organisiert werden. Dieses bietet beiden Seiten bei Bedarf eine flexible Organisation an, denn im Gegensatz zur Präsenzveranstaltung kann das Online-Dating zeitlich gestreckt werden und zum Beispiel an verschiedenen Tagen stattfinden.

Hinweis

Kongresse leben häufig davon, dass auch ein Austausch stattfindet. Dieser wird bei digitalen Kongressen immer zu kurz kommen und kann selten durch virtuelle Kaffeeräume aufgefangen werden. Die Teilnehmer werden die Zeit eher für andere Dinge nutzen und das bedeutet E-Mails beantworten, telefonieren oder vielleicht auch die Waschmaschine ausräumen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich immer den digitalen Kongress als straffes Programm zu organisieren und nur auf ganz kurze Formate wie Speed-Dating zurückzugreifen. Der so wichtige zwischenmenschliche Austausch wird rein digital nicht funktionieren und deshalb sind zur Ergänzung zu den digitalen Möglichkeiten noch analoge Treffen zu initiieren oder zu organisieren.

Technik

Eine Angabe für die technischen Mindestvoraussetzungen von Veranstalterseite bei digitalen Veranstaltungen kann nicht pauschal gemacht werden. Die notwendige Technik hängt häufig auch von den Erwartungen und der Größe der Veranstaltung ab.

Die Grundvoraussetzung, die unabhängig vom Veranstaltungsformat immer sichergestellt werden muss, ist ein einwandfreier Ton und eine stabile Internetleitung. Alles weitere ist nachzuordnen. Sorgen Sie bei allen Online-Seminaren in erster Linie für eine gute Tonqualität, über die Sie Ihre Inhalte an die Teilnehmer übermitteln. Die Übertragung von Bildern, Videos oder einer Präsentation ist sekundär. Sie können ohnehin nicht davon ausgehen, dass jeder Teilnehmer ständig dem Bild folgt, sondern vielleicht nutzt er auch die Zeit, um E-Mails zu beantworten oder im Internet zu surfen.

Einen guten Ton liefern heutzutage schon die meisten Mikrofone, die sowohl im Smartphone als auch im Notebook integriert sind. Doch gerade für den Referenten ist dringend empfohlen noch einen Schritt weiter zu gehen und in ein Headset mit Geräuschreduzierung oder Filterung zu investieren. Das Stichwort lautet hier „Noise Reduction“ oder „Noice Cancellation“. Solche Mikrofone filtern einen großen Teil der Umgebungsgeräusche. Es gibt eine Reihe von guten Anbietern, zu denen teilweise auch die mitgelieferten Kopfhörer der Smartphones zählen. Empfehlenswert sind ansonsten unter anderem Bluetooth-Headsets der Firma Plantronics, die bei der richtigen Kameraeinstellung dann auch nicht im Bild zu sehen sind.

Wenn der Lüfter eines Notebooks durch das im Notebook integrierte Mikrofon ständig ein Grundsummen überträgt, ist das für die Teilnehmer ärgerlich und auf Dauer nervig. Dies ist häufig bei älteren oder nicht so leistungsstarken Notebooks der Fall, bei denen die integrierte Grafikkarte durch die vielen Prozesse, die bei einer Videokonferenz anfallen, überfordert ist.

Lohnt es sich beim Ton zu investieren, können beim Bild auf die vorhandenen Geräte zurückgegriffen werden. In der Regel reichen die integrierten Kameras in Notebooks aus. Manche Referenten nutzen für die Videopräsentation zusätzlich in manchen Fällen noch ihr Smartphone. Mit diesem loggen sie sich als weiterer Teilnehmer in die Veranstaltung ein, damit die Teilnehmer ein gutes Bild auf den Referenten haben. Die Steuerung der Präsentation dahingegen wird weiterhin in dem Fall mit dem Notebook gemacht.

Checkliste

• Stabile Internetverbindung: Empfehlung mind. 2Mbit/s Upload für jedes Endgerät, dass im Internet zum gleichen Zeitpunkt an einer Videokonferenz teilnimmt.

• Funktionsfähiges Notebook inkl. Möglichkeit die Videokonferenzsoftware zu starten

• Headset mit Geräuschreduktion (Noice-Reduction)

• Testen Sie in jedem Fall Ton und Bild vor der Veranstaltung

• Optional: Externe HD-Kamera für ein besseres Bild

• Optional: Präsenter

Support

Immer mehr digitale Veranstaltungen werden durchgeführt und damit steigt auch das allgemeine Wissen rund um die verwendeten Tools und die notwendigen technischen Herausforderungen. Sollten Sie mit digitalen Veranstaltungen starten, bietet es sich an für die potenziellen Teilnehmer einen Support anzubieten. Dieser kann in Form eines Testlaufes stattfinden oder die Schaltung einer Telefonhotline eine halbe Stunde vor Beginn der Veranstaltung beinhalten.

Gerade bei älteren Teilnehmern bietet es sich darüber hinaus in manchen Fällen auch an, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu erstellen und postalisch oder via E-Mail zu verschicken. Dabei ist darauf zu achten, dass diese als DinA4 gestaltet ist und ausgedruckt werden kann.

Technikempfehlungen für Teilnehmer

• Ein Notebook, Tablet oder Smartphone mit gutem Ton

• Bei Bedarf ein externes Headset

• Eine stabile Internetverbindung

• Einen modernen Browser z.B. Firefox oder Chrome inklusive aktueller Updates