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Zeit und Zeitmanagement
Zeit ist eine unglaublich wertvolle Ressource für jeden einzelnen Menschen, welche niemals für eine spätere Verwendung gespeichert werden kann. Jeder Mensch verfügt über den gleichen täglichen Vorrat an Zeit – 24 Stunden – wie Sie damit umgehen und wie Sie diese Zeit verwenden, liegt allerdings alleine in Ihrer Macht. Sie werden es vielleicht noch nicht bemerkt haben, aber das eliminieren von Zeitfressern und das gleichzeitige verbessern des Zeitmanagements wirkt sich auf Ihr gesamtes Leben positiv aus. Es ermöglicht Ihnen, wichtigere Dinge zu erledigen, was Ihre Produktivität dramatisch steigern kann. Mit der Zeit wird diese gesteigerte Produktivität zu deutlichen Verbesserungen in Ihrem beruflichen und privaten Leben führen.
Viele Menschen haben das Gefühl, dass sie nicht genug Zeit haben, um alles zu erreichen, was sie im Leben erreichen wollen. Verantwortlich dafür machen sie oft ihren erhöhten Stress, schlechte Beziehungen, schlechte Finanzen und mangelnde Bewegung. Mit den richtigen Tools und Fähigkeiten können Sie jedoch vieles erreichen, was Sie sich vorgenommen haben.
Das richtige Zeitmanagement kann Ihnen helfen, Ihre Prioritäten zu identifizieren und bewusste Entscheidungen zu treffen. Sie können mehr Zeit damit verbringen, die wesentlichen Dinge zu tun, die Ihnen gut tun. Wenn Sie Ihre Zeit effektiv verwalten, können Sie Ihre Ziele auch schneller erreichen, also Dinge in kürzerer Zeit oder mit weniger Aufwand und Stress zu erledigen.
Die drei zentralen Vorteile erfolgreichen Zeitmanagements:
Sie werden pünktlicher und disziplinierter
Sie sind besser organisiert und nutzen Ihre verfügbare Zeit optimal
Sie erreichen Ihre Ziele schneller
Zeitfresser identifizieren
Schätzungen zufolge können wir uns etwa ein Drittel unserer reinen Arbeitszeit sparen, wenn wir immer nur das Richtige effizient tun. Umgekehrt könnten wir, sofern wir die Verschwendung vermeiden und in der gleichen Zeit sehr viel mehr erreichen. Abgeleitet vom Gedanken des Lean-Managements kann man Tätigkeiten in drei zentrale Kategorien einteilen:
Wertschöpfende Tätigkeiten
Nicht wertschöpfende aber notwendige Tätigkeiten
Nicht wertschöpfende Tätigkeiten (Zeitfresser)
In die erste und wichtigste Art fallen wertschöpfende Tätigkeiten (Nutzleistung), die für dich, deinen Kunden oder anderen Partner, also den Empfänger deiner Tätigkeit oder Leistung einen Mehrwert oder Nutzen bringen. Dies sind Tätigkeiten, die uns unseren Zielen näher bringen oder beispielsweise direkt in Form von einer Belohnung, z.B. Abschlussprämie oder ein Gehalt ausgeglichen werden. Diese Tätigkeiten sollten vermehrt durchgeführt und zunehmend optimiert werden.
Unter nicht wertschöpfenden, aber notwendigen Tätigkeiten versteht man solche, welche selbst keinen Mehrwert erzeugen. Kunden zahlen dafür kein Geld. Sie sind jedoch notwendig, da sonst wertschöpfende Aktivitäten überhaupt nicht ausgeführt werden können. Dies umfasst beispielsweise das Reinigen und Warten von Werkzeugen und Materialien, die Rechnungsstellung oder die Planung des nächsten Arbeitstags. Diese Aktivitäten sollten so weit wie möglich automatisiert oder optimiert werden.
Aktivitäten ohne Mehrwert, die keine Einnahmen generieren, werden als blinde oder falsche Leistung bezeichnet. Die meisten dieser Aktivitäten finden ungeplant statt und stehen in keinem direkten oder indirekten Zusammenhang mit der Schaffung von Mehrwert für Produkte oder Dienstleistungen. In Unternehmen und Organisationen machen diese Aktivitäten etwa ein Drittel aus. Es gilt, diese zu identifizieren und langfristig zu beseitigen. Die Nachfolgenden Zeitfresser sind die wichtigsten Beispiele, welche Sie optimieren können.
E-Mails
Wirklich große Zeitfresser sind in erster Linie die eingehenden E-Mails, die man entweder öffnet, falls sie einem interessant und lesenswert erscheinen, oder die man wieder löscht. Oft trägt man sich in einige Verteiler ein und stellt nach einiger Zeit fest, dass man noch mit sinnlosen Werbemails bombardiert wird. Anfangs löscht man diese Mails wohl häufig, aber auch das ständige Löschen beeinflusst das persönliche Zeitmanagement negativ.
Besser ist es, sich also über den jeweiligen Unsubsribe-Link aus den einzelnen Newsletterlisten auszutragen. Das kostet zwar kurzfristig mehr Zeit, als die Mails in einem Rutsch zu löschen, doch von diesen Adressen kommen schließlich keine Mails mehr und so muss man irgendwann nur noch wenige Mails löschen, was letztendlich zur deutlichen Zeitersparnis führt. Man sollte sich also überlegen, in welche Verteiler man sich einträgt. Alternativ kann man sich eine zweite Mailadresse zulegen, wo man solche Verteiler abonniert und nur bewusst einmal in der Woche reinschaut.
Darüber hinaus sollten Sie Ihren E-Mail-Posteingang nicht ständig überprüfen, um festzustellen, ob neue E-Mails eingehen. Es ist am besten, diese Aktivität nur einmal am Tag durchzuführen und sich genau dann nur darauf zu konzentrieren. Die ideale Zeit ist der frühe Morgen, da Sie nach einigen Stunden konzentrierten Arbeiten mal eine kurze Pause einlegen können, in der Sie E-Mails abrufen können. Beantworten und bearbeiten Sie nur wichtige Nachrichten. Andere Nachrichten sollten gelöscht oder ignoriert werden.
Nur wichtige Telefonanrufe entgegennehmen
Wenn Sie sich mit wichtigen Aufgaben befassen, sollten Sie sich auf diese konzentrieren. Anrufe, deren Rufnummer auf dem Telefondisplay nicht angezeigt wird, sind sehr oft Werbeanrufe. Sie sollten sie auf jeden Fall ignorieren. Sie sollten andere Anrufe jedoch nicht sofort beantworten. Sie können den Anrufbeantworter einschalten oder einen externen Bürodienst verwenden, um dies für Sie zu tun. Beantworten Sie keinen Anruf, deren Nummer zwar angezeigt wird, Sie allerdings wissen, dass dieses Gespräch nur Ihre Zeit verschwenden wird. Auf dem Anrufbeantworter wird nur der Anruf verfolgt, der den Grund für den Rückruf angibt.
Kommen Sie in Telefongesprächen immer auf den Punkt. So wird das Telefonat nicht unnötig lang und es werden meist auch schnell Resultate im Gespräch erzielt. Setzen Sie sich am besten einen Zeitrahmen für das Gespräch.
Veraltete Technologie
Vor allem jüngere Arbeitnehmer beklagen, dass eine veraltete Technologie ein großer Zeitfresser während der Arbeit sein kann. Alte Programme, langsame PCs und Drucker, aber auch eine zu instabile und lahme Internetverbindung kosten oft Zeit und Nerven.
Sie selbst, sofern Sie nicht in der IT-Abteilung arbeiten, können dagegen nichts Großartiges machen, außer darauf aufmerksam zu machen und Verbesserungsvorschläge einbringen. Machen Sie regelmäßige Updates bei Ihrem Computer. Ein zweiter Drucker kann eventuell das Problem eines überlasteten und langsamen Druckers lösen bzw. entschärfen. Auch im Bewerbungsgespräch sollten Sie auf die Ausstattung des künftigen Arbeitgebers achten.
Nicht Nein sagen können
Grundsätzlich ist uns allen klar, dass wir das Recht haben, „Nein“ zu sagen – und meist auch die Möglichkeit haben, dies zu tun (beim Vorgesetzten vielleicht nicht immer möglich …). Diese inneren Barrieren hindern uns oft daran, Nein zu sagen:
Dann mag mich der andere nicht mehr.
Dann hilft er mir ein anderes Mal auch nicht.
Dann denkt er vielleicht, ich sei nicht fähig dazu – oder ich sei faul – oder ich sei nicht teamfähig.
Mit folgenden Denkweisen können Sie das „Nein“ sagen leichter umsetzen:
Normalerweise denken die anderen gar nicht so oft so viel über uns, wie wir das glauben – sie sind häufig mit sich selbst beschäftigt.
Wenn Sie jemand dafür lobt, dass Sie einen erfolgreichen Job abgeschlossen haben, folgt danach sehr häufig eine neue Bitte oder ein neuer Auftrag von genau dieser Person. Seien Achten Sie darauf und lassen Sie sich vom Lob nicht täuschen!
Nehmen Sie sich das Recht heraus, eine Bedenkzeit zu nehmen. Wenn Sie in dieser Zeit diese neue Aufgabe annehmen, sollten Sie die Konsequenzen auf Ihr eigenes Zeitbudget sorgfältig abwägen. Diese Bedenkzeit ist insbesondere für alle Menschen sehr wichtig, welche sehr bemüht sind oder sich durch Teamorientierung identifizieren.
Man delegiert ein zusätzliches Projekt normalerweise den guten Mitarbeitenden. Diese werden Projekte häufig auf den regulären 100%-Job gepackt. Überlegen Sie sich daher bitte genau, welche Projekte Sie annehmen werden.
Ungenaue Arbeitsanweisungen
Was genau ist eigentlich zu tun? Häufig verschwenden Arbeitnehmer ihre Zeit damit, ungenaue oder zu knappe Arbeitsanweisungen erst einmal mühevoll zu entschlüsseln. Vor allem neue Mitarbeiter scheuen sich oft davor, nachzufragen. Um solche Situationen zu vermeiden, achten Sie darauf, dass Sie Arbeitsanweisungen klar und strukturiert geben. Schreiben Sie dazu z.B. To-Do-Listen.
Zu viel zu tun!
hre To-Do-Liste für diesen Tag scheint endlos zu sein und Sie springen von einer Tätigkeit zur nächsten und nichts geht weiter? Bevor Sie sich mit den täglichen Aufgaben befassen, priorisieren Sie bitte die Arbeitsaufträge und stellen Sie sich die Frage: Was ist wirklich dringend? Arbeiten Sie sich durch Ihre nach Prioritäten geordnete Liste, ohne zu springen – Multi-Tasking ist kontraproduktiv.
Meetings
Meetings gehören zu den größten Zeitfressern. Teilweise sitzt man mehrere Stunden in einem Besprechungsraum, obwohl eine Stunde ausreichen würde. Hier drei kurze Hinweise, wie Sie sich bessere dafür rüsten können:
Bereiten Sie sich gut vor!
Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, überspringen Sie unnötige oder redundante Informationen
Planen Sie Zeit für mögliche offene Fragen am Ende des Meetings ein.
Sollten Fragen am Ende dem Meeting offen bleiben, verweisen Sie auf die Möglichkeit, diese in einem Folgemeeting oder in einem persönlichen Gespräch zu klären. Treten diese Fragen während des Meetings auf, können Sie auf das Ende verweisen, bis dahin ist so manche Frage bereits beantwortet oder der Fragesteller hat sie ganz einfach vergessen. Beide Varianten sind für Sie positiv.
Details
- Seiten
- ISBN (ePUB)
- 9783752117844
- Sprache
- Deutsch
- Erscheinungsdatum
- 2020 (Oktober)
- Schlagworte
- Optimieren Pareto Zeitfresser Produktivität Effizienz Freizeit Prokrastination Zeitmanagement Multitasking SMART
